Sistem Fumigasi Kantor Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kab.Bogor

FUMIGASI, PENGASAPAN ARSIP  

MENGEFEKTIFKAN PEMUSNAHAN FIRUS DAN BAKTERI 

PADA ARSIP YANG TERSIMPAN DI DALAM DEPO

KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KABUPATEN BOGOR

Fumigasi merupakan suatu tindakan pengasapan yang bertujuan mencegah, dan menseterilkan arsip.

-    Mencegah adalah tindakan yang di lakukan supaya kerusakan arsip lebih lanjut dapat di hindari .
-    Mengobati, artinya mematikan atau membunuh serangga, kuman dan sejenisnya yang telah merusak arsip.
-    Menseterilkan diartikan menetralisasi keadaan seperti menghilangkan bau busuk yang timbul dari bahan arsip, menyegarkan udara.

Suatu instansi baik itu pemerintah atau swasta, dasar efektifitas hasil kegiatannya dapat di lihat dari arsip / dokumen yang di ciptakannya. Tanpa ini mustahil kegiatan dapat berjalan dengan baik, arsip setiap saat volumenya yang semakin meningkat, maka perlu pengelolaan dengan baik misalnya cara penataan yang tertib dan perawatan yang rutin serta sistem keamanan yang terjamin baik. 

Dalam hal perawatan, Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Bogor telah melaksanakan dengan berbagai sistem yang kemudian sesuai dengan perkembangan yang semakin maju dalam bidang pemerintahan, yaitu:

1. Perawatan secara tradisional pada tahun 1980 arsip - arsip yang di simpan di Depo yang ukuran masih sekala kecil pada bagian umum Sekretariat Daerah Kabupaten Bogor di tertibkan dengan penataan dalam satu ruangan khusus dengan jumlah volume arsip pada waktu itu masih sedikit dan sistem perawatan sangat sederhana, di tugaskan dua orang pegawai dan bergantian untuk menghilangkan debu - debu yang menempel pada arsip dengan cara membersihkan memakai bulu ayam atau nama alat tersebut lebih dikenal sebagai kemoceng dan di bersihkan berulang kali dalam seminggu serta di beri kamper seperlunya menjadikan ruangan tempat penyimpanan arsip tersebut tertata rapih, bersih, harum dan apabila sedang mencari arsip - arsip yang di perlukan mudah di dapat dan merasa nyaman bagi petugas yang sedang melaksanakan pencarian arsip tersebut.
2. Kemajuan teknologi yang semakin berkembang menjadikan perawatan arsip - arsip semakin mudah dan praktis, dengan menggunakan alat penyerap debu (vacuum cleaner elektronik) dalam waktu singkat arsip - arsip dan ruangan bersih / terbebas dari debu yang dapat merusak kesehatan manusia atau bebas resiko bahaya dari penyakit paru paru bagi petugas yang sehari harinya keluar masuk Depo arsip karena banyak pemohon untuk mengetahui arsip - arsip yang sangat di perlukan dalam proses pelaksanaan suatu kegiatan, pengharuman ruangan / kamper selalu tersimpan dalam Depo arsip tersebut secara berkelanjutan dan menjadikan arsip - arsip tidak tercium aroma kertas yang sudah lama tersimpan, aroma kertas yang sudah usang tidak terasa / tercium apabila arsip di rawat dan di pelihara dengan baik, serta kondisi arsip terjamin baik atau arsip tidak dimakan rayap.
3. Di era informasi yang semakin mudah, menjadikan perawatan arsip sangat baik dan cepat dengan melaksanakan kegiatan sistem fumigasi menjadikan ruangan Depo arsip lebih seteril dan terbebas dari virus serta bakteri yang membahayakan bagi kesehatan pegawai sebagai petugas pada Depo arsip dan kondisi arsip terjamin baik atau arsip tidak dimakan rayap.

Proses fumigasi pada Depo arsip, Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Bogor melakukan sistem fumigasi yang makan waktu selama 4 (empat) hari, perawatan arsip - arsip sebagai aset penting Pemerintah Daerah dalam menetapkan kebijakan - kebijakan selanjutnya.

Sistem fumigasi atau pengasapan arsip, dengan menggunakan bahan kimia yang dapat mengefektifkan pemusnahan virus dan bakteri secara cepat, di sini udara menjadi panas dan virus bakteri tidak bisa lolos dari bidikannya serta ruangan pengasapan di lingkari garis polisi (police line) karena menjaga jangan sampai ada orang / pegawai yang memasuki ruangan tersebut, kondisi udara sangat panas dan beracun serta dapat merontokan kulit manusia. 

Perawatan arsip dengan system fumigasi di laksanakan sejak tahun 2007 di bebankan pada Anggaran Pendapatan Belanja Daerah Kabupaten Bogor. 

Dengan melaksanakan perawatan arsip dengan cara fumigasi menjadikan arsip - arsip yang tersimpan di Depo terjamin keutuhan fisiknya atau tidak cacat di makan rayap serta memudahkan petugas untuk memberihkan pelayanan kepada masyarakat dan bagi petugas yang selalu siaga di dalam pelayanan berkas kepada pemohon dapat menjalankan aktifitasnya dengan bebas, tidak takut lagi dengan adanya resiko bahaya terhadap saluran pernafasan / paru - paru karena sudah efektifnya sistem fungsi tersebut. 

Oleh karena hal tersebut di atas, bagi karyawan/ti Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Bogor sekalipun rutin bertahun tahun berhadapan dengan arsip dan buku - buku tetapi untuk kesehatan tetap terjaga karena selain melaksanakan sistem fumigasi juga adanya pemberian vitamin - vitamin yang berkelanjutan sesuai jadwal pembagian vitamin pada karyawan. 

Kebijakan kebijakan seperti ini yang di putuskan oleh Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Bogor untuk memberikan pelayanan yang terbaik pada pemohon / masyarakat luas. Bagi pemohon / pengguna jasa arsip yang merasa tidak puas atas pelayanan KAPD, di sediakan kotak saran sebagai koreksi dan untuk di jadikan bahan perbaikan selanjutnya.

oleh:

Kepala Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Bogor, Ferry Adnan